电力固定资产管理系统解决方案

电力固定资产管理系统解决方案

一、项目背景
1.1电力企业固定资实物管理现状:  
    在电力企业固定资产管理业务中,固定资产从物资采购部门直接领用,或经工程竣工后转入生产投运,形成固定资产。在用固定资产,经技术更新改造进行了更换,由一个生产现场更换到另外一个生产现场,有些固定资产则因事故或自然损耗要进行报废处理。电力企业的固定资产业务细分种类繁多,技术更新快导致固定资产变化更换快。
电力企业固定资产实物管理模式如下图所示:
 
固定资产管理 是电力企业管理中的一个重要组成部份,电力固定资产具有价值高,使用周期长、使用地点分散、管理难度大等特点。电力企业固定资产管理的现状可归纳为以下几点:
 1)电力设备种类繁多,并且接资金来源分类也较多,从设备的备品、技改大修固定资产、各期农配网固定资产、输变电工程等分类繁杂,盘点工作量大,难度大;
 2)电力设备名称、规格性型号很多是相同的,只是安装运行位置不同,在盘点工作中往往会出现同一名称的设备出现,但较难定位具体到是管理系统台账中的哪一项的情况发生,会在实际上形成虚假的盘盈或盘亏;
 3)由于供电企业是比较特殊的行业,由此在实际工作中,要求生产不能间断,在实际盘点中不能断电;
4)供电企业建设改造投入大,速度快,对固定资产的采购、领用及报废都相对比较频繁,所涉及固定资产流动量也比较大;
5)电力设备中成套设备较多,但在生产建设领用过程中,设备以成套设备出库,以零星材料退库的现象时有发生,致使在固定资产盘点过程中对该部分固定资产难以定位;一个整体的固定资产是由许多设备共同组成,而其中部分设备价值也较高,并且可独立发挥作用,也应作为独立的固定资产进行盘点管理,但在盘点中却难以实现;并且主体设备的规格型号与其组成部分资产的规格型号有时并不一致;
6)电力设备更新改造快,但财务处理滞后,形成资产有增无减,资产虚增,账面资产与实固定资产在很大程度上存在不对应的现象;
7)对办公设备的盘点,由于存在着企业内部的借用或调用,而相关资料更新不及时,同样存在着盘点的误差;尤其是现在电子设备升级换代相当频繁,如果资料没有及时更新,也在很大程度上影响了设备的真实性、账实的一致性,为盘点工作带来较大的影响。
8)盘点工作量相当大,往往盘点一个110KV的变电站,就要投入两到三人,盘点三到四天,要是更大的变电站,需要更多的人力及更久的时间。
  综上所述,固定资产在现场信息抄录,准确定位领用固定资产并与台账信息核对时,由于仍是手工操作,容易出现漏登、误点或错记的情况,并且实难进行准确的定位。虽然应用了固定资产信息管理系统,因这个薄弱环节,依然会导致实际固定资产的“财实不符”。
 如果基础数据的采集与传递中出现失实,则物流管理系统得出的仅是精确而不准确的数据,不但导致资产流失,加大工程成本,还不能准确反映企业的经营成果和业绩,而由于信息反映不及时,影响了企业的运营效率,导致资产重复购置,依此进行分析和决策也就变的毫无意义。
1.2电力企业固定资实物管理存在问题:  
1.2.1管理特点
1)电力行业设备种类繁多、数量大,规格型号多样,且存放地点呈多样性,要求经常进行库存盘点,达到随时掌握物资的准确信息;
2)新建、改造项目较多,设备变动较大,在设备领用、盘点、移交过程中需及时记录设备的变动情况;
3)电力安全生产,要求对设备定期巡检、迅速维修;
1.2.2存在的问题
1)手工对实物信息的抄录和状态变化的信息修改是保证“账、卡、物”一致的薄弱环节。
   电力企业不论是否已经应用了固定资产管理系统,在固定资产管理实际管理业务中,设备(物资)从购入,经施工安装转投入生产,以及设备经改造后继续使用、闲置退库或报废等等各个环节上,在每个环节对设备的实物实际信息(如铭牌信息、供应商信息、投运日期等)的采集、录入到业务管理系统里,仍然是手工完成。
   由于电力企业实物管理的特点,即使在业务管理系统的支持下,固定资产状态的跟踪、盘点、实物信息的采集等工作的性质和工作量并没有得到良好的改变和改进在手工和计算信息管理结合的工作模式下,手工进行固定资产物资现场信息抄录,并与台账信息核对,不但工作非常的繁琐,并且时效较低,容易出现漏登、误点或错记的情况。虽然应用了业务管理系统,因这个薄弱环节,依然会导致“账实不符”,也由此制约了管理信息系统的发挥最大的管理效应。
2)实物状态变动信息不能及时输入到管理系统中,甚至丢失,导致业务管理系统信息失真。
   由于实物信息只能存于业务管理系统中,在实物上并没有任何记载,且实物状态变动信息也是事后登录到业务管理系统中。而使用条形码技术,也只是解决实物与业务管理系统中信息的对应问题,无法满足对实物变动信息的实时记录。这就使实物变动信息的采集与传递中不但滞后,而且容易出现误差,甚至丢失。
  由于以上种种因素,业务管理系统得出的仅是精确面不准确的数据(如资产折旧、账面价值、库存数量等),不但会导致资产流失,还不能准确反映企业的经营成果和业绩。而由于信息反映不及时,影响了企业的运营效率,导致资产重复购置。依此进行分析和决策也就变的毫无意义。
二、方案目标
●自动远距离批量采集实物信息;
●将管理数据信息(或巡检记录)与实物信息一同写入电子标签电子标签安装(粘贴)在实物本体;
●所采集的信息不仅仅只是设备(资产)、固定资产的编号,而应该具有与设备(固定资产)台账一样的信息;
●当管理数据信息发生变化时(或进行巡检时),将在现场进行(或记录)相关信息;(将实物信反应到管理系统)
根据实物变动信息,启动相关业务流程进行实时更新设备(资产)、固定资产台账以保证管理数据信息与现场保持一致;
  RFID标签技术是一种非接触式的自动识别技术,它通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据,识别工作无须人工干预,可远距离、自动批量进行实物的信息采集,是保证实物信息准确性、完整性的基础。技术成熟的低频至超高频段的RFID产品,已北广泛应用于供应链管理、资产追踪、智能交通、智能称重、人员门禁、集装箱管理,以及物品防伪等多种领域。针对云浮供电局的实际应用要求,选择UHF超高频的无源电子标签及其读写设备(符合ISO18000-6标准),进行适应性匹配选型,以满足应用于特殊环境(如:强电磁场、潮湿环境等)中不同材质的实物上,保证信息的读写性能。
应用RFID技术,可以有效的解决固定资产实物信息数据分散采集、输入的瓶颈难题;以及管理数据信息只能存储于管理系统数据库中,而实物则无法记录这些数据的难点。运用RFID标签后将台账信息与实物完全附于一体,在盘点和实际查询时则利用读写设备读取实物本体的标签信息,如此真正的将实物与管理系统相统一,达到真正的账、卡、物相一致的可视化管理。
真实数据采集的目的,就是要最大限度地保证“账实相符”,为准确的统计分析提供真实的基础数据,保证信息流和固定资产实物流的对应。电子标签读写器(手持设备、移动设备则可通过无线连接方式接入局网络与各系统服务器进行数据交换)通过数据接口,可以很方便地和业务管理系统连接,作为系统的信息输入终端设备,使仓储固定资产管理以及工程固定资产管理管理成为一个完整的闭环,消除业务管理系统与实物管理之间管理盲区。
通过引入RFID技术,与业务管理系统的紧密结合,解决目前电力企业在生产环节中的实物管理手工实物信息采集、变动信息跟踪所存在的问题,建立实物信息与管理系统的台账信息一致性的准确通道,达到实物与管理系统一体可视化管理。
三、系统架构
1系统原理
系统应用原理如图所示:
  注:企业信息管理系统,可以为任何厂家的企业信息管理系统, RFID实物管理系统可以提供丰富的接口,真正达到实物管理与企业信息管理系统相结,彻底消除管理断层。
2系统结构
系统结构拓扑如图所示:
 
3系统运行模式
 
4 RFID实物管理系统功能
RFID实物管理系统固定资产实物管理模块,主要是针对固定资产实物进行实时在线可视化管理。对固定资产的增加、变更、报废进行动态跟踪定位管理,此模块的固定资产盘点功能更是快速、准确。主要为基础设置、固定资产实物管理业务、固定资产实物查询报表等功能。同时本系统与企业管理系统可以进行系统衔接,将管理系统的业务管理与实物管理相结合,真正达到账卡物一致。
  系统采用C/S和B/S相结合的方式进行业务处理,所有基础业务操作均采用C/S方式来实现,其他所有查询业务均采用B/S方式来处理。手持终端则式作模式作模式有在线和离线方式两种情况,如手持机脱离网络则可以利用下载任务单形式进行业务处理,待发卡成功后或发卡中途提供暂存功能,待业务单完成后手持机可以联网工作时读取暂存业务数据进行提交,提交后数据将直接写入数据库。
不管台式终端还是手持机在联网工作时,通过访问RFID实物管理系统WEB页面来启动系统,则须输入用户名,用户名输入后则显示当可操作功能(新增固定资产发卡、固定资产变更、固定资产变更、固定资产查询等来务处理)。
4.1 固定资产实物管理初始设置
1)、固定资产项目设置
系统提供默认必有卡片项目,固定资产编号、固定资产电子标签码、固定资产名称(即,生产部门所说的设备名称)、存放在安装地点、计量单位、数量、资产原值、使用部门、使用(保管)人、固定资产分类、电压等级、规格型号、生产厂家、出厂日期、出厂编号、房屋层次、建筑结构、房屋使用证、占地面积、汽车牌号、投运日期、最后变动日期、固定资产状态等,以上为系统默认项目,系统将提供用户自定义添加固定资产项目功能。
因为固定资产有很多类,不同分类的固定资产的项目也是不同的,所以系统中提供默认几类固定资产卡片功能,可分为生产设备类、线路类、车辆类、土地房屋类、办公设备类等几种卡片格式,此功能就是在查询每项固定资产时,将查询结果中显示该项记录的哪些项目,至于哪些资产使用哪些卡片显式模板则可以在资产分类时进行设置选此类固定资产使用哪类卡片。
2)、固定资产统计项目设置
系统默认固定资产项目中的使用部门、固定资产分类、电压等级、资产使用状态等为系统统计项目,对于统计项目录入时则对应的是统计代码。系统日前可以不提供用户自定义设置统计项目,但将来可做扩展功能提供。
3)、终合查询设置
资产台账数据存放于系统管理数据库,由数据中心管理。系统提供资产台财的多样化查询,可按不同的资产分类列表资产目录,关联各种资产的明细信息,统计各种资产数据。系统已提供固定格式资产报表,以快速取得资产数据信息。在固定资产查询设置时,可以设置查询检索条件,以及查询结果列表显示内容。
4)、固定资产实物台账初始建账
在第一次运用RFID实物管理系统时,系统则要提供固定资产实物台账初始建账功能。系统可提供EXCEL表格导入功能,然后进行初始建账与签发RFID标签。初始建账功能,有两种情况,一种就是可以在线与数据库联接在线发卡,第二种情况就是离线方式利手持机或手提电脑联发卡机方式进行发卡。第一种情况可以发一张标签就存储数据一资,第二种情况就是将发标签信息暂存手持机或台式机等终端设备,待终端在线时提交数据,系统才将发卡数据存放数据库。此功能只是在系统初运行时进行历史数据补发标签时才使用,其它发标签、改标签将需要进行相关业务来进行处理。
注解:
(1)、在离线方式操作时,不管是初始化发卡还是日常固定资产业务都要提供暂存业务功能,待在线时则提供“提交业务”功能。
(2)、在准备进行离线工作时,在在线方式下可以下载业务单,终端设备在进行发卡、改卡业务时,首先要选择是“在线方式”还是“离线方式”,在线方式则可以直接进行操作,假如为“离线方式”那么在进行业务处理时则,终端机则要进行打开工作业务(为系统在线时下载的工作任务)功能,进行业务处理,待处理后则可以进行暂存,等“在线工作”时则提交打开“离线工作任务”,将离线时处理的业务数据进行提交进行写库工作。
(3)、在终端进行提交完成的工作任务时,有两种方式,一是在线直接提交,二是将完成任务的暂存于手持机。待手持机可以在线处下业务时,可以将离线业务调出,然后再进行业务内容提交数据库服务器进行处理。
4.2新增固定资产实物管理
此功能主要是针对新增资产进行标签发放,而发标签控制环节可依据本单位不同来进行不同节点的控制,如可以在固定资产使用部门或固定资产归口管理部门进行签发。
所有新增固定资产不带有标标签时,均通过新增固定资产实物管理业务进行发卡管理。新增固定资产发卡业务时,可以进行单条记录发卡,也可以进行批量发卡。单张发卡则多是在在线情况下进行发卡,批量发卡则是用于离线或成批处理转增资产业务时,可以按一张表单(或称一次业务时)内可以逐一进行发卡业务。将整个任务单全部发完卡可以统一提交,将业务数据提交到数据库服务器进行数据处理,在新增固定资产业处理时,系统也要提交读取暂存业务功能。在线工作方式均为WEB方式处理,离线方式可以只单机独立操作,但要提交暂存业务单功能。终端在线后可以读取离线时的暂存业务数据,来进行在线数据提交。
在进行实际发卡业务时,是将系统最初设置的此类固定资产RFID标签内容写入标签,同时将其它项目及标签项目同时存入数据库中。
4.3固定资产异动管理
此功能就要应用于,在投运中的固定资产发生了变动情况下,对固定标签进行更改管理。固定资产异动,是指固定资产项目根据实际管理工作需要进行变更,此类业务在本系统中只是两种情况。一种是变更的项目不是RFID标签所存储的项目,第二种是变更的项目有固定资产RFID标签项目。只要是在进行固定资产项目变更时,系统均进行RFID标签项目检测,看是否有RFID标签项目要进行改写,如果没有则改写数据库内容,如果有则提示需要进行固定资产标签改写。
如果是需要进行RFID标签改写时,如在线可以进行改写操作,则直接改写标签内容(同样是WEB方式处理)。如果不能在线改写,则需将“固定资产变更工作任务”下载到手持机或其他终端设备,待处理完成后再进行在线或离线处理业务。(离线或在线处理业务方式同注解)
4.4固定资产报废管理
固定资产报废业务处理时,实际只是固定资产异动业务的一种,在本系统中报废业务则必须进行改写标签。但改写标签的内容时则将固定资产状态进行了变更,同时标签内容也则有变更,报废资产没有了在用资产的投运日期,而增加了报废日期,以及报废后存放位置。
4.5固定资产实物清查管理
各资产使用部门每年至少进行一次固定资产清查工作,一般定于每年12月份开票,具体时间由财务部门通知。进行的资产清查工作,各部门必须使用标签读卡设备读取设备信息,导入资产管理系统中与系统资产信息核对,形成清查结果。也有单位进行不定时不定量的进行固定资产盘点,如在对某变电站进行人行改造工程前,就会对这个变电站的固定资产进行盘点,如此类的盘点也是经常的。所以固定资产清查,不仅是每次都对全部资产进行盘点,也有时只是对部分资产进行盘点,所以远方RFID实物管理系统不仅支持全部资产进行盘点,也可以针对不同类的固定资产进行盘点,或多类固定资产某些指固定资产进行盘点。
在进行所有固定资产实物清查业务时,系统首先可以将固定资产按不同使用部门形成实物盘点业务单,实物使用部门则用各部门管理员身份进入系统,在线或下载离线处理盘点业务。在离线处理盘点业务时可以将盘点回来的数据进行对比,生成差异。在提交盘点后的工作单中要标明盘亏及盘盈,待所有部门的盘点结束后再将盘亏盘盈进行核对,如需进行更正时,系统需检测是否要改写标签内容,如需改写则进行相应的在线或离线标签改写处理。
在进行部分固定资产盘点时,系统支持提定类别、指定部门、指定存放地点固定资产进行盘点,首先将选出的固定资产进行形成盘点任务单,然后盘点工作人员用手持机下载盘点任务进行盘点。也可以盘点工作人员先到实际固定资产存放地点,按盘点要求将现场固定资产进行盘点后再将盘点结上传到系统中,系统将进行自动核对,核对后生成盘点差异即盘亏盘盈单。
4.6固定资产实物管理综合查询
资产台账数据存放于系统管理数据库,由数据中心管理。系统提供资产台账的多样化查询,可按不同的资产分类列表资产目录,关联各种固定资产的明细信息,统计各种资产数据。系统已提供固定格式资产报表,以快速取得资产数据信息。
查询条件:
系统提供了多种查询条件,用户可按卡片的固定资产分类、固定资产名称、使用部门、存放地点、投运日期、最后变动日期、使用状态等条件进行条件查询,并可按浏览列表及卡片方式浏览查询结果。
查询结果处理:
系统提供可将查询结果打印,以及生成EXCEL表格。并且可以按不同统计分类进行汇总,并将汇总结果生成EXCEL表格。
四、解决方案操作流程
1、实施方式
  RFID标签实施方式,要结合本单位的实际情况而定。可分为两种情况,一种是将已投运的全部固定资产(按现有台账卡片进行固定资产清后,按照清查结果进行)签发RFID标签,或进行清查,进行清点后,全部签发完成后进行正常的固定资产业务,在实际业务过程中再签发或修改标签。另外一种情况,在用固定资产不签发标签,确定启用RFID标签时点后,所有新增及变更等各类业务所涉及到固定资产在启用时点后启用RFID标签。两种情况中,第一种情况实施范围比较完成,可以考虑在全部在用资产签发标签后启动系统,相对实施过程会加长,主要是在用固定资产的盘点和发放标签比较耗时。第二种情况,实施较快,但相对不完成,在用固定资产如一直没有业务发生时就不会涉及到RFID标签。
选择哪种实施方式,要结合本单位实际情况而定。
2、实施步骤及时间表
项目准备:
1、成立项目实施小组
2、需求调研:过行实际业务调研,确定实施方案及实施时间表
数据准备及系统调试:
1、现场设备调试
2、安装RFID实物信息管理系统
3、固定资产数据准备,如需进行仓库实物盘点,则安排进行实物盘点。
发电子标签:
1、根据固定资产数据,或盘点结果进行标签发放。(发放标签的同时数据已进入系统。)
2、结合RFID标签运用整合修订各业务流程。
系统培训:RFID标签设备操作培训
系统试运行:
1、系统试运行,各类业务都进行实际操作。
2、根据试运行情况进行设置调整
项目验收:进行项目整体验收
 
注:此时间表只可参照,要按本单位实际情况而定。
 
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